Système de ressources humaines intelligent : simplifiez les processus et améliorez l'efficacité

Nom du projet : Système RH intelligent : Simplification des processus, amélioration de l’efficacité et création d’une expérience automatisée pour le processus de candidature et d’intégration

Présentation du projet : Ce système automatise l’intégralité du processus de recrutement, d’embauche, d’intégration et de départ des employés, réduisant considérablement les tâches répétitives et les risques d’erreurs liés aux opérations manuelles en gestion des ressources humaines. Il améliore également la collaboration interdépartementale, garantissant ainsi la réalisation précise et rapide de chaque étape. Ce système optimise non seulement le flux de travail global, mais permet également au service RH de se concentrer davantage sur la gestion stratégique des talents, améliorant ainsi l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Chef de projet : Zin ( Expert Smart4A niveau 5)

Calendrier du projet : Quatre semaines pour la communication des processus, la planification et la conception ; quatre semaines pour le développement ; durée totale du projet : huit semaines ; une semaine pour les tests et le déploiement.

Fourchette de coûts : Projets de taille moyenne (moins de 300 000 € : petits projets ; de 300 000 € à 1 000 000 € : projets de taille moyenne ; plus de 1 000 000 € : grands projets).

Résoudre le problème:

Gestion lourde et incohérente des données des candidats
Dans le processus traditionnel des ressources humaines, la collecte et le tri des informations sur les candidats prennent souvent beaucoup de temps, et il est facile de provoquer des erreurs de données dues à des opérations manuelles. Le système génère automatiquement des fiches d'informations de base pour les candidats et informe immédiatement les responsables des ressources humaines et du recrutement, garantissant ainsi l'intégrité et l'actualité des informations et réduisant les coûts de communication ultérieurs.
Les multiples transactions dans le processus d'admission sont complexes à gérer
Les procédures post-admission comprennent généralement la génération du numéro d'employé, l'ouverture d'un compte de messagerie, la création de dossiers cloud, la préparation des documents pertinents, etc. Ces tâches nécessitent une coordination entre les services et sont sujettes à des retards ou des omissions. Le système gère automatiquement ces étapes pour garantir que le processus d'intégration des nouveaux employés se déroule sans problème, et les réservations de salles de réunion et les rappels d'enregistrement sont effectués dans le calendrier, améliorant encore l'efficacité du travail.
Opérations multiples et difficultés de suivi dans les procédures de travail
Après l'arrivée des nouveaux employés, ils doivent renseigner diverses informations personnelles. Ces informations doivent non seulement générer les documents requis à temps, mais également nécessiter un certain nombre d'opérations de suivi, telles que le déplacement de dossiers cloud, la mise à jour des fiches d'information, périodes d'essai et congés spéciaux, etc. Le système gère automatiquement ces processus et alerte les RH et le personnel associé lorsque cela est nécessaire pour assurer une transition en douceur pour les nouveaux employés au sein de l'entreprise.
La gestion des documents et la mise à jour des données dans le processus de démission sont fastidieuses
Lorsque les salariés démissionnent, ils doivent mettre à jour des fiches d'information, déplacer des dossiers cloud, générer des documents liés à la démission, etc. Ces tâches nécessitent souvent plusieurs étapes et nécessitent une gestion précise. Le système termine automatiquement ces étapes et définit des rappels dans le calendrier pour garantir que chaque détail du processus de départ ne soit pas manqué.

Outils utilisés :

faire.com (Plate-forme de service de connexion série automatisée)
Google Doc (document en ligne)
Google Sheet (formulaire en ligne)
Google Drive
Google Agenda
Interface LIGNE OA

Utilisation du scénario :

Tâches de scène multiples
- Informations sur le candidat
  - Une fois que le candidat a rempli le questionnaire, un formulaire d'informations de base pour le candidat sera préparé et envoyé aux ressources humaines et au responsable du recrutement.
- Procédure d'admission
  Après avoir saisi le nom de la personne et les conditions d'emploi, créez les informations liées à la saisie et effectuez les démarches associées.
  - Numéro d'employé, compte de messagerie, dossier cloud de l'employé
  - Établir divers documents tels que : liste de tâches d'inscription des nouveaux employés, avis d'embauche, contrat de travail et autres documents
  - Créez un nouvel enregistrement de membre et réservez une salle de réunion pour l'enregistrement dans le calendrier
  - Envoyez une lettre de notification de confirmation du document aux RH et un lien pour renseigner les informations personnelles aux nouveaux employés.
- Procédures d'intégration
  Les nouveaux employés remplissent les informations personnelles requises pour l'inscription, établissent les documents et questions liés à l'intégration et effectuent les procédures connexes.
  - Déplacez les dossiers cloud des employés vers « Employés »
  - Formulaire de renseignements sur l'employé, formulaire de déclaration d'allocation fiscale pour les bénéficiaires de revenus de salaire, formulaire d'accord d'auto-retrait de retraite et formulaire d'évaluation d'expiration de la période probatoire
  - Créez des rappels d'expiration de probation, des rappels de report de congés spéciaux et des rappels d'anniversaire d'employé dans le calendrier.
  - Envoyer une lettre de bienvenue aux salariés, incluant les liens vers les fichiers de règles de travail et de méthode de gestion, etc.
- Procédures de démission
  Après avoir saisi le matricule et la date de démission du salarié démissionnaire, créez les informations relatives à la démission et exécutez les procédures associées.
  - Mettre à jour la fiche de données des employés
  - Déplacez les dossiers cloud des employés vers « Personnel démissionné »
  - Etablir le formulaire de demande de démission, la liste de remise de démission, l'acte de démission et l'avis de départ (option), etc.
  - Créez des rappels pour les démissions du personnel, la suppression des rappels d'anniversaire des employés et des rappels de report de congés spéciaux dans le calendrier.